Wie die UMCO GmbH in Kombination mit vorhandenen Anwendungen ihr Geschäftsmodell erweiterte

Einen Einblick in das gemeinsame Projekt und was auch andere Unternehmen daraus lernen können, lesen Sie in diesem Projektbericht.

Mit dem Wunsch, die Digitalisierung des Unternehmens voranzutreiben und verschiedene, bereits vorhandene Unternehmenssysteme miteinander zu vereinen, trat die UMCO GmbH an die Geschäftsstelle des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg heran und bat um Unterstützung. In einem Workshop mit der UMCO GmbH und der HAW Hamburg (Hochschule für angewandten Wissenschaft,  Konsortialpartner des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg) kristallisierte sich  das Potential einer digital-gestützten Systemintegration heraus.

Obwohl im Mittelpunkt des Umsetzungsprojekts eine Unternehmenseigene Software in einem speziellen Markt stand, ist die Entwicklung eines datengetriebenen Geschäftsmodells aus der Kombination bereits vorhandener Anwendungen, für viele andere Unternehmen in anderen Branchen übertragbar. Es wird auch deutlich, wie verschiedene Systeme und  Prozesse sehr vielseitig genutzt und kombiniert werden können. Sowohl die Idee der Integration verschiedener Systeme, als auch die eingesetzte Methode als „Learning platform“,  können für interessierte Unternehmen als Vorbild dienen.

Ziel von UMCO ist es, kundenspezifisches Wissen aufzubauen (hier z.B., um Gefahrpotentiale vorauszusagen) und daraus ein  neues Geschäftsmodell zu erzeugen. Dabei geht es in Sachen Wissenstransfer vor allem um das methodische Vorgehen, zur strategischen Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells. Die gemeinsamen Aktivitäten im Laufe des Projektes haben wir dokumentiert. Wir sind die Meinung das diese Vorgehensweise als Template für andere Digitalisierungsprojekte benutzt werden können. Die Dokumentation des Vorgehens offenbart,  die Personen- und Zeitaufwändige Umsetzungsaktivitäten, die aber sehr gut bewältigt worden sind. Diese konnten nur durch eine planvolle und Strukturierte Vorgehensweise erfolgen.

Nach Aussagen der beteiligten UMCO-Mitarbeiter besteht gerade in diesem Vorgehen (Vorgehensmodell der HAW), einer der wichtigsten Lernerfolge des Projektes:

• Eckpunkte klären
• Tendenziell mehr Zeit einplanen
• Konkret klären, was braucht das Unternehmen bzw. die Mitarbeiter!
• Was ist das Ziel, der Mehrwert – im Auge behalten
• Kundenbedürfnisse klären

1 Einleitung

Ziel des Projektes bei der UMCO GmbH war die Entwicklung eines neuen Geschäftsmodells auf der Basis bestehender Services und vorhandener Daten. Derzeit führt die UMCO GmbH Dienstleistungen im Bereich Chemikalien-Management über die Plattform „Hazard Communication Plattform“ (HCP) sowie in den Bereichen Sicherheit im Betrieb, Arbeits- und Umweltschutz und Gefahrgut – hier allerdings ohne besondere IT- Unterstützung -  durch. Da die Dienstleistungen für diese Bereiche somit getrennt voneinander erfolgen, der Kunde jedoch in seinem betrieblichen Alltag mit den Anforderungen beider Bereiche konfrontiert ist und diese zu erfüllen hat, soll eine ganzheitliche Lösung gefunden werden, in der der Kunde zu den bereits auf der Plattform HCP verfügbaren produktbezogenen Daten, weitere Daten zu anderen Compliance-Dienstleistungen erhält. Dafür wurde die mögliche Integration der betrieblichen Compliance-Daten in die Plattform geprüft und modelliert. Im Projekt soll ein entsprechender Prototyp entwickelt werden, der mit einem Pilotkunden getestet werden kann. Ziel der konsequenten Weiterentwicklung ist es, den Kunden dauerhaft einen Überblick über alle Dokumente zu ihren jeweiligen Produkten einzuräumen und  ihnen damit „alles aus einer Hand“ anbieten zu können.

2 Zielbestimmung

Zu Projektbeginn griff nur der Geschäftsbereich Chemikalien-Management (CM) auf die Plattform HCP (Hazard Communication Platform) zu, die primär auch zur Erstellung von Sicherheitsdatenblättern eingeführt wurde. Im Bereich Sicherheit im Betrieb, Arbeits- und Umweltschutz und Gefahrgut (SHEGG) wurde hingegen ohne Unterstützung durch die Plattform HCP gearbeitet. Es bestand jedoch der Bedarf, diesen Bereich in HCP zu integrieren, da viele Prozesse des SHEGG-Bereichs, wie die Erstellung von Betriebsanweisungen (BA) oder Gefährdungsbeurteilungen, durch die Unterstützung des CM-Bereichs optimiert und effizienter bearbeitet werden könnten. Zudem ist der Kunde in seinem betrieblichen Alltag mit den Anforderungen beider Bereiche konfrontiert und dafür sollte eine einheitliche Lösung gefunden werden.

Um das Projekt handhabbar zu gestalten und die Erfolgschancen zu erhöhen, war es wichtig, frühzeitig Abgrenzungskriterien zu definieren, um in kleinen und schnellen Schritten voran zu gehen, ohne dabei das große Ganze aus den Augen zu verlieren.

Beispielsweise wurde die Entscheidung, dass  SHEGG und CM separate Bereiche bleiben, die nur auf dasselbe Tool zurückgreifen, schon nach der Ist-Analyse getroffen. Muss- und Wunschkriterien wurden für erste Stufe und zweite Stufe der Erweiterung definiert. Wichtig war auch, rechtzeitig die Betriebsbedingungen abzustimmen, also das Systemumfeld, die erforderlichen Servicelevel etc.

3 Produkteinsatz

3.1 Zielgruppen

Zu den Zielgruppen gehören in erster Linie die Mitarbeiter (MA), die durch die Integration effizienter arbeiten können, da sie benötigte Informationen direkt über HCP abrufen können, anstatt diese umständlich suchen zu müssen. Zusätzlich nutzen sie die Vorteile beider Bereiche (CM / SHEGG), um ein Dokument erstellen zu können. Mithilfe des digitalen Workflows werden somit Ressourcen in Form von Zeit gespart, die der MA anderweitig nutzen kann.

Die Kunden erhalten neue Serviceleistungen im Zusammenhang mit der Integration, z.B. durch den Wegfall von Medienbrüchen, da sie nun nicht mehr gesondert auf die einzelnen Bereiche (CM und SHEGG) zugehen müssen, sondern eine ganzheitliche Lösung bekommen. Ausgehend aus dem Hinterlegen der Stammdaten lassen sich Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter und Gefährdungsbeurteilungen erstellen. Außerdem können neue Leistungen wie Änderungsservices angeboten werden oder SHEGG-Kunden, die ihre Sicherheitsdatenblätter noch über andere externe Firmen erstellen lassen können direkt an den CM-Bereich verwiesen werden.

3.2 Anwendungsbereiche

Mitarbeiter aus dem SHEGG-Bereich, die gegenwärtig Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen mehr oder weniger händisch über beispielsweise Word-Vorlagen erstellen, sollen diese Tätigkeiten zukünftig stark vereinfacht, mit Daten aus dem System erfüllen.. Auch dem Kunden soll so die Möglichkeit gegeben werden, seine BA in einem System mit permanentem Zugriff erstellen (zu lassen) und bearbeiten zu können. Hiermit werden für Mitarbeiter auch Möglichkeiten geschaffen, für Kunden zusätzliche Services zu erbringen.

4 Produktumgebung

Das Tool, welches eine Eigenentwicklung darstellt, funktioniert grundsätzlich unabhängig vom verwendeten Betriebssystem. Es wird auf einem Serversystem installiert, auf das dann die Clients mithilfe einer Netzwerkverbindung zugreifen können. Die Die Anforderungen an die Hard- und Software ändern sich generell nicht. Grundsätzlich erfolgen Updates auf neuere Versionen der Softwarepakete.

Die Idee, die Anwendung auf üblichen Standards basieren zu lassen, setzt sich bei der Entwicklungsumgebung fort.

Abbildung 1: Verknüpfung der Bereiche in HCP-System

EMKG:  Einfache Maßnahmenkonzept Gefahrstoffe

TRGS:  Technischen Regeln für Gefahrstoffe

CLP:  Regulation on Classification, Labelling and Packaging of Substances and Mixtures

Schutzleitfäden:  Erweiterte Kriterien zur Gefährdungsbeurteilung

Phrasenverwaltung:  Mustersätze in CM zur einfacheren Erstellung von Dokumenten

4.1 Produktschnittstellen

Die Ist-Prozesse in beiden Bereichen wurden aufgenommen und die Sollprozesse definiert und beschrieben.

Die Schnittstellen sind im Bereich HCP, genauer in der Stoff-Datenbank, vorhanden. Die zu implementierenden Bereiche in Form von Betriebsanweisungen und Gefährdungs-beurteilungen greifen auf dieselbe Datenbank zu, die jedoch entsprechend erweitert wird (s. Abbildung 1). Zusätzlich existiert bereits eine Möglichkeit für Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen sowie den Export in speziell definierte XML-Dateien. Eine Importschnittstelle wird noch entwickelt. Eine weitere Exportschnittstelle mit SDScomXMLChem-Format ist in Planung.

4.2 Produktfunktionen

Die Produktfunktionen und Prozesse (Abbildung 3) für Erstellung von Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen wurden detailliert beschrieben. Zum Beispiel wurden Entscheidungstabellen aufgebaut, die das Systemverhalten für alle Projektteilnehmer und die externen Entwickler verständlich beschrieben haben.

Abbildung 2 : Maßnahmenstufenermittlung, Beispiel (in Anlehnung an baua)

Der schematische Aufbau des zu integrierenden Tools in HCP ist in  Abbildung 1 zu erkennen. Die HCP Basis sowie der Kern werden durch verschiedene Schutzleitfäden ergänzt. Der SHEGG-Bereich kann somit mehrere Gefährdungsbeurteilungen im HCP-System erstellen und hat somit auch Zugriff auf die SDB-Datenbank, aus der die benötigten SDB- Informationen abgerufen werden, während sich die unterschiedlichen Gefährdungs-beurteilungen auf mehrere betroffene Betriebsanweisungen, in denen der beurteilte Stoff enthalten ist, beziehen können. Der Kunde stellt dabei notwendige, nicht im SDB enthaltene Informationen zur Verfügung.  

Abbildung 3: Darstellung eines Prozesses zur Gefährdungsbeurteilung

Alle benötigten Daten und Datenbanken – Profil- und Benutzerdaten des jeweiligen Anwenders, Kundendaten - wurden gemeinsam spezifiziert.

Anschließend wurde die Benutzeroberfläche definiert. Abschließend wurden einfache Skizzen für Oberflächen, sogenannte Wire Frames, erstellt. Beispielhaft dazu:

Abbildung 4: Bestimmung Gefährlichkeitsgruppe von Feststoffen

5 Rollen und Rechte

Für eine produktive Nutzung des erweiterten HCP Systems ist es wichtig, die bereits vorhandene HCP-Benutzerverwaltung im aktuell rudimentär vorhandenen Rollen- und Rechtesystem zu erweitern. Die nachfolgende Tabelle zeigt, welche Rollen / Rechte im konkreten Projekt definiert wurden. Diese Tabelle lässt sich je nach Bedarf auch jederzeit erweitern:

Tabelle 1: Beispielhafte Rollen / Rechteverteilung

Im Ergebnis stellte sich das Rechtemanagement als ein besonders wichtiger Punkt heraus, der eine wesentliche Hilfe bei der Prüfung der Prozesse war. Die Diskussion über die Rollen führte zu einem neuen Verständnis von Algorithmisierung als Grundlage neuer Geschäftsmodelle.

6 Qualitative Zielbestimmung

Zur Steuerung der Aufgaben und Ressourcen wurden frühzeitig qualitative Ziele für das System mit Mitarbeitern und Management der Firma priorisiert (s. Tabelle 2).

Tabelle 2: Qualitätsziele

Die qualitativen Eigenschaften wurden in Abstimmung mit UMCO definiert. Globale Testszenarien und Testfälle wurden erstellt und mitentwickelt.

7  Ausblick auf zukünftige Erweiterungen

Die Integration der vorgenannten Teilbereiche stellt bei erfolgreicher Umsetzung den ersten Schritt zu weiteren Teilbereichsintegrationen dar. In Gesprächen wurden bereits die möglichen Erweiterungen des Tools erörtert, um weitere Synergieeffekte nutzen zu können. Diese sollen zu weiteren Prozessoptimierungen führen und somit den Einsatz von Ressourcen in Form von Arbeitskraft und –zeit optimieren. Eine bereits konkreter diskutierte Erweiterung betrifft beispielsweise die Möglichkeit zu einer Lagerkonzepterstellung.

Beispiel: Lagerkonzept

Die Gefahrstofflagerung ist nicht nur komplex, sondern betrifft auch verschiedene Rechtsbereiche, wie Bspw. die Verordnung zur Durchführung des Bundes-Immissionsschutzgesetzes (BlmSchV). Ferner kommen noch genehmigungsrechtliche (bauliche sowie technische) Anforderungen hinzu, da auch zwischen Neu- und Umbauten unterschieden wird und ob ein Gefahrstofflager bereits vorhanden ist. Somit gilt es viele Punkte bei einer zukünftigen Integration von Lagerkonzepten zu beachten, da die Anforderungen stark variieren. Besonders in diesem Bereich ist ein umfangreiches Rechtemanagement, das in der ersten Projektphase entworfen wurde, erforderlich, um klare Verantwortungen für die Mitarbeiter zu definieren.

8 Organisationskonzept

Die wichtigsten gemeinsamen Aktivitäten im Laufe des Projektes sind in Tabelle 3 zusammengefasst. Vor allem die bereichsübergreifenden Eigenschaften der Digitalisierungsprojekte sind hier gut ersichtlich. Fast durchgehend waren Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens an den Aktivitäten beteiligt.

Strategische Entscheidungen, die im Laufe der Digitalisierungsprojekte getroffen werden müssen, erfordern eine aktive Teilnahme der Entscheidungsträger der Unternehmen. In diesem Projekt waren die zuständigen Bereichsleiter oder Geschäftsführer an allen Aktivitäten beteiligt. Ebenso wird durch die Aufstellung deutlich, dass die Beteiligung verschiedener Unternehmensbereiche in unterschiedlichen Phasen notwendig war. Die Erkenntnisse aus den Workshops halfen allen Teilnehmern bei der Vernetzung ihres bisherigen bereichsspezifischen Fachwissens. Durch Basis diese Zusammenführung vor Ort konnten verschiedene Lösungen ausgearbeitet und Lösungsvorschläge noch im selben Workshop aufgezeigt werden. HCP-Spezialisten konnten diese Vorschläge bewerten oder weitere Vor- bzw. Nachteile solcher Lösungen verdeutlichen.

Tabelle 3: Aktivitäten während des Projektes

Der erste Workshop diente der Strategiefindung im Rahmen der Digitalen Transformation des Unternehmens. Diese Strategie hat eine richtungsweisende Funktion für die nachfolgenden Digitalisierungsaktivitäten. Im Rahmen eines halbtägigen Workshops wurden gemeinsam mit einem gemischten Team aus verschiedenen Abteilungen und auf Basis eines Vorgehensmodells der HAW die ersten Schritte einer digitalen Transformationsstrategie definiert. Die notwendigen Maßnahmen und Änderungsbedarfe zur Digitalisierung wurden gesammelt und bewertet. Aus diesem Ideenpool wurde von den Teilnehmern dann ein Thema zur Bearbeitung im Workshop ausgewählt.

Weitere Ergebnisse dieses Workshops sind verschiedene Ideen für die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Diese können nacheinander in verschiedenen Stufen für weitere Digitalisierungsaktivitäten genutzt werden.

Die im Strategie-Workshop erarbeiteten Ergebnisse und Entscheidungen führten zur Initiierung dieses Umsetzungsprojektes.

9  Zusammenfassung

Die Plattform HCP als Grundlage ermöglichte eine Teilintegration der betrieblichen Compliance. Zwar war das Vorhaben komplex, jedoch bietet das System auch nach der Integration der Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen Potenzial, weitere Konzepte, wie im Ausblick dargestellt, einzuarbeiten. Für die technische Umsetzung ist es erforderlich, neue Datenbanken einzubinden und bereits vorhandene zu erweitern, damit die neuen Bereiche auf alle wichtigen Daten zugreifen können.

Dafür wurde eine Spezifikation erstellt, in der alle in diesem Projekt besprochenen Aspekte beschrieben wurden und auf deren Basis die Umsetzung erfolgen kann. Erforderliche Testläufe dienen dazu, die hochkomplexen und sensiblen Themengebiete, die stark durch den Gesetzgeber auf nationaler sowie internationaler Ebene reguliert sind, möglichst umfassend auf alle Eventualitäten und Szenarien zu prüfen. Gleichzeitig dienen die Tests auch als Möglichkeit, bisher nicht spezifizierte fachliche Anforderungen zu identifizieren und entsprechend zu ergänzen. Auch Verbesserungspotenziale können durch die Testfälle identifiziert werden und das wichtige Rechtemanagement kann bei fehlenden Rollen ergänzt werden.

Durch die Integration wird es möglich, nicht nur die Vorteile einer digitalen Plattform für mehrere Unternehmensbereiche in Form von Prozess- und Zeitoptimierungen für UMCO zu nutzen, sondern auch, den Kunden einen weiteren Nutzen aufzuzeigen, um eigene Prozesse auf der Basis des neuen Angebotes zu verbessern.

Den Kunden, die bisher nur Teile der Dienstleistungspalette des Unternehmens nutzen, können zukünftig weitere Dienstleistungen „aus einer Hand“ angeboten werden, um damit die Kundenbindung zu erhöhen und cross selling Potenziale zu steigern.

Da die Anwendung HCP zudem bereits eine eingeschränkte Möglichkeit des digitalen Kundenzugriffes bietet, wurde zusätzlich die Möglichkeit konzipiert, den Kunden nicht nur den Abruf der Daten zu ermöglichen, sondern auch direkte Bearbeitungsrechte „on demand“, also eine direkte Onlinebearbeitung, zu gewähren. Damit eröffnen sich für UMCO Möglichkeiten zur Generierung weiterer Geschäftsmodelle in Form von zusätzlichen digitalen Serviceangeboten und dadurch die Chance, Wettbewerbsvorteile zu schaffen.

9.1 Fazit

Die Kernaussage lautet: Man kann aus vorhandenen Systemen durch Analyse und geschickte Synthese die Basis für neue Geschäftsmodelle entwickeln. „Digitalisierung“ kann evolutionär beschritten werden - die vorhandenen Geschäftsmodelle können unverändert weitergeführt werden - und gleichzeitig Entwicklungssprünge hervorrufen.

• Die Entwicklung neuer Geschäftsmodelle bzw. die Erweiterung bestehender dient dem Lernen und erhöht die Transparenz darüber, was im Betrieb noch weiter entwickelt werden kann. Selbstverstärkende Tendenz: „Wissen erzeugt Wissen“, „Erfolg macht erfolgreich“
• Durch die Abhängigkeit von externe IT-Experten und Engpässe diesbezüglich wurde der Aufbau eigener IT-Ressourcen als eine wichtige Entscheidung erkannt.
• Aus vorhandenen Daten können Informationen bereitgestellt und somit kundenspezifische Lösungen generiert werden.
• Das Rechtemanagement ist ein entscheidender Punkt bei vergleichbaren Lösungen.
• Das eingesetzte Vorgehensmodells ermöglicht es, schrittweise und zeitnah Lösungen zu generieren.
• Die Vorgehensweise ist für andere Bereiche übertragbar.
• Das Unternehmen lernt durch Kombination der Faktoren neuer Ideen noch mehr Ideen zu generieren!
• Von der Erweiterungsidee bis zu einem neuen Geschäftsmodell: Der Kundenzugriff als „Selfservice“ erzeugt einen Mehrwert für Kunden und das Unternehmen.
• Zusammenfassung auf der Metaebene:  Große Ziele in Kleine Happen.

Kontakt (Unternehmen)

Frau Anika Biehl (Geschäftsführerin)

UMCO GmbH
Georg-Wilhelm-Straße 187
21107 Hamburg
www.umco.de 

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Kontakt (Hochschule):

Frau Fariba Fazli (Projektmanagement)

Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW)

www.haw-hamburg.de ;

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