Herr Heller-Fach aus dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg unterstützte den Hersteller und Vertreiber von Lenkdrachen in einem Kurzworkshop zum Thema eCommerce Architektur. Von zentraler Bedeutung war die Fragestellung, wie die interne Infrastruktur als Hersteller, Großhändler und Endverkäufer mit den Berührungspunkten mit den Kunden über mehrere Standorte hinweg harmonisiert werden kann.

Das Unternehmen Spiderkites

Die Spiderkites Gutgesell/Fokken GbR ist ein Hersteller mit Vertrieb von hochwertigen Lenkdrachen sowie Zubehör. Als Spezialist im Bereich Kites für Kunden von Jung bis Alt führt das Unternehmen mittlerweile zudem auch Produkte jenseits des Windes wie etwa robuste Planen-Taschen.

Das Kerngeschäft mit den Lenkdrachen verfolgt Spiderkites von der Entwicklung der Modelle bis hin zum zufriedenen Endkunden. Spiderkites operiert also nicht als bloßer Hersteller, sondern betreibt einen Großhandel und verkauft auch direkt an Endkunden.

Mehrere Standorte mit unterschiedlichen Anforderungen

Daraus ergeben sich auch die besonderen Herausforderungen, mit denen sich das Unternehmen Spiderkites im Alltag auseinandersetzen muss: Einerseits gibt es Lager, Verwaltung und Onlineshop. Andererseits sind die Ladengeschäfte an der Hamburger Grindelallee sowie in Cuxhaven und Norddeich örtlich hiervon getrennt.

Auch die regelhaft anfallenden Prozesse unterscheiden sich daher sehr: Einerseits generiert die Entwicklung von Produkten und der Marke, die Abwicklung von Produktion und Import diverse Ansprüche an ein Warenwirtschaftssystem sowie die Datensynchronisation. Andererseits muss das System auch für den Großhandel sowie das Geschäft mit Endkunden über verschiedene Standorte hinweg geeignet sein, sowohl im Onlinebereich als auch im stationären Handel.

Unterstützung durch das Kompetenzzentrum

Da das Unternehmen wächst und sich daher in besonderem Maße mit einer guten technischen Infrastruktur auseinandersetzen muss, besuchte Carsten Gutgesell von Spiderkites Ende 2017 eine Vor-Ort Veranstaltung der Handelskammer Hamburg in Wandsbek. Dort wurde nach einem inhaltlichen Input das Angebot des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg vorgestellt. Anknüpfend kam es zur Auslotung eines kleinen gemeinsamen Digitalisierungsprojekts. In der Folge entstand ein Kurzworkshop, in dem das Thema „eCommerce-Architektur“ zur Vernetzung der verschiedenen Standorte sowie der Synchronisierung von Informationen wie Bestandsdaten, Bestellungen und anderen Geschäftsvorfällen behandelt wurde.

Zunächst wurden im Workshop die Bedarfe des Unternehmens an die eCommerce Architektur sowie bestehende Kernprobleme ermittelt. Dafür wurden offensichtliche Prozessabläufe visualisiert und anhand der Besonderheiten des Unternehmens abhängig der einzelnen Rollen oder Geschäftszweige (Hersteller/Marke, Großhändler, Einzelhändler stationär, Einzelhändler online) analysiert. Anhand dessen wurden schließlich Lösungsansätze für die einzelnen Bedarfe entwickelt.

Probleme dezentraler Daten vs. Optimale Prozesse für den Multi-Channel-Handel

Problem

Zwar gibt es bei Spiderkites auch Prozesse, die isoliert funktionieren, da sie größtenteils getrennt von der weiteren Verwaltung ablaufen. Dazu gehört etwa die Entwicklung, Gestaltung und der Test der Lenkdrachen.

Abseits davon bestehen viele Prozesse mit gegenseitigen Interdependenzen. Gerade im Hinblick auf den Onlinehandel gibt es diverse Schnittmengen. So ist etwa der Einkauf mit dem laufenden Bestandsmanagement im Vertrieb verbunden.

Das zugrundeliegende Problem ist eine dezentrale Vorhaltung von Informationen, die zu asynchronen Daten führt. Dezentrale Lagerbestände sind gerade im Kontext des Onlinehandels eine große Herausforderung. Wird ein letztes Exemplar eines Artikels auf „Plattform A“ gekauft, muss er etwa in „Laden 1“ aus dem Regal genommen werden. Auch wenn noch mehr Exemplare verfügbar sein sollten, müssen die Bestände laufend aktualisiert werden, um das Risiko von Überverkäufen möglichst gering zu halten. Saisonale Spitzen, die gerade im Freizeit- und Spielwarenbereich durchaus üblich sind, können eine solche Problematik zudem verschärfen.

Wer wie Spiderkites einerseits über mehrere Filialen verfügt und andererseits im eCommerce tätig ist, benötigt einen hochperformanten Bestandsabgleich (kurze Zeitabstände), damit Überverkäufe nicht die Regel werden und eine bestmögliche Verfügbarkeit von Waren gewährleistet wird. Für Unternehmen die Online nicht nur im eigenen Shop sondern auch auf Plattformen bzw. Marktplätzen wie Amazon, eBay, Otto oder Zalando verkaufen wollen, ist der Synchronisationsbedarf unumgänglich.

Mit der weiter stark wachsenden Entwicklung im gesamten eCommerce sah sich Spiderkites auch mit der Problematik konfrontiert, nicht nur die Bestände der Produkte effizient pflegen zu müssen, sondern auch Produktdaten wie Artikelbeschreibungen, Attribute oder Produktfotos zentral einheitlich zu pflegen. Die Dezentralität der Daten führte bislang dazu, dass auch Produktinformationen an verschiedenen Stellen manuell in unterschiedlicher Software erfasst werden mussten.

Da Spiderkites ferner originär kein eCommerce Unternehmen, sondern in erster Linie ein Hersteller mit angeschlossenem Vertrieb ist, waren auch die bisherigen Prozesse in der Abwicklung von Bestellungen optimierungsbedürftig. So entstand bislang ein hoher manueller Aufwand durch die Erstellung von Paketscheinen, Lieferscheinen, Rechnungen, Gutschriften, die Zuordnung von Zahlungsflüssen und die Vorbereitung von Nachweisen für die Buchhaltung. Um im Onlinehandel effizient operieren zu können, müssen solche hochgradig automatisierbaren Prozesse wirtschaftlich gelöst werden.

Andererseits sah sich Spiderkites aufgrund der Expansion mit neuen stationären Ladengeschäften in einer Situation, in der nur relativ wenig Budget in die Implementierung einer neuen technischen Infrastruktur fließen konnte. Eine neue Lösung musste also nicht nur das Problem dezentraler Daten lösen, sondern auch die Prozesse in der Auftragsabwicklung produktiver gestalten und dabei mit, für ein kleineres Unternehmen, erträglichen Kosten auskommen.

Lösungsansatz

Anhand der erörterten Prozesse sowie den analysierten Bedarfen wurden optimierte Lösungen diskutiert. Da notwendigerweise an verschiedenen Standorten gearbeitet wird, Eingaben also zwangsweise dezentral erfolgen, lag eine Lösung, welche mit einer zentralen Datenbank operiert, nahe.

Exkurs zum Thema Cloud: Cloud-Lösungen ermöglichen in diesem Kontext Infrastrukturen, bei denen Daten zur Verfügung gestellt und bearbeitet werden können, ohne dass diese auf den lokalen Endgeräten wie Computern oder Kassensystemen vorgehalten werden müssen. Alle Endgeräte lesen und schreiben die Daten hier standortunabhängig an zentraler Stelle. Die Bereitstellung von Speicherkapazität und Backups obliegt dem Anbieter der Cloud, sodass die Nutzer hierfür keinen hohen laufenden technischen Wartungsaufwand aufbringen müssen.

Mit dem Aufkommen des eCommerce ist in den letzten 10 Jahren eine Fülle an eCommerce-Softwarelösungen entstanden, die serverbasiert — sowohl in der Cloud als auch auf einzelnen stationären Servern — funktionieren. Diese Entwicklung trifft nicht nur auf Shop-Software zu, sondern auch auf Warenwirtschaftssysteme, die für wachsende eCommerce Anbieter schnell unverzichtbar werden.

Exkurs zum Thema Warenwirtschaft (WaWi): Im täglichen Betrieb eines Onlineshops gibt es viele Geschäftsvorfälle: Es müssen Artikelinformationen zentral gepflegt und automatisch an die angebundenen Systeme übermittelt werden, Rechnungen und Versandscheine generiert sowie Trackinginformationen an die Kunden geschickt werden. Auch müssen die relevanten Dokumente für die Buchhaltung vorbereitet, Zahlungen automatisch zugeordnet werden. Wächst ein Onlineshop wird es immer wichtiger, dass solche Prozesse vollautomatisch laufen. Auch Kundenanfragen zu Bestellungen und Retouren müssen möglichst effizient beantwortet werden können. Ggf. müssen sogar Laufwege der Packer im Lager optimiert werden. Für solche Maßnahmen zur Effizienzsteigerung ist eine WaWi da. Nicht alle WaWis sind jedoch mit jedem Onlineshop kompatibel. Daher macht es Sinn, sich bereits bei der Wahl der Shop-Software das Zusammenspiel mit der WaWi zu überlegen.

Im Fall von Spiderkites muss das System aus Onlineshop und WaWi eine Vielzahl an zusätzlichen Anforderungen erfüllen, welche nicht zum Standard jeder verfügbaren Softwarelösung gehören.

Dazu zählen in der Lagerhaltung die verschiedenen Standorte. Die WaWi muss also mit verschiedenen Lagerorten gut umgehen können. Ferner müssen eCommerce-Bestellungen auch dezentral erfüllt werden können, wenn ein bestellter Artikel nur noch in einem bestimmten Ladengeschäft vorrätig ist und direkt von dort zum Kunden gehen soll.

Zudem müssen Standardfunktionen von eCommerce-Warenwirtschaftssystemen wie die zeitnahe Synchronisation der Bestände und Artikelinformationen so austariert werden, dass das Risiko von Fehlinformationen oder Überverkäufen auch bei Verkauf über verschiedene Kanäle gering gehalten wird. Da zwar WaWis durchaus Bestände in Echtzeit abgleichen können, die Schnittstellen von Online-Marktplätzen hingegen jedoch oft nur zeitverzögert Änderungen entgegennehmen, müssen bei häufiger verkauften Artikeln Puffer eingeführt werden. Nur so kann ein hohes Maß an Kundenzufriedenheit gewährleistet werden.

Ferner muss die WaWi auch eine Anbindung an, für den stationären Handel geeignete, Kassensysteme aufweisen. Diese müssen aufgrund des steigenden Aufkommens von Online-Bestellungen in Belangen der Bestandsführung und Buchhaltung laufend mit der Datenbank der WaWi kommunizieren.

Ergebnis des Workshops

Im Ergebnis des Workshops entstand für Spiderkites eine Liste mit präzisen Anforderungen an die neue Kombination aus Onlineshop und WaWi. Auf dieser Grundlage hat das Unternehmen Spiderkites diverse Lösungsanbieter geprüft. Eine weitere entscheidende Grundvoraussetzung war, dass Onlineshop und WaWi miteinander harmonisieren müssen, damit es beim Betrieb der Systeme zu möglichst wenigen Problemen kommt.

Letztlich hat sich Spiderkites für ein Komplettsystem aus Shop und WaWi entschieden, welches in den nächsten Monaten implementiert werden soll. Dafür wird der Umstieg auf ein neues Shopsystem nötig. Die Software des Onlineshops und die Software der WaWi sind somit nicht von verschiedenen Anbietern und erwartungsgemäß sehr gut aufeinander abgestimmt. Vorteile ergeben sich durch dieses Setup auch in der Anbindung der Systeme: Mit Kosten oder gar einem individuellen Entwicklungsaufwand ist nicht zu rechnen.

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