Eine geeignete EDV-Landschaft schafft Transparenz und Akzeptanz. Durch eine strukturierte Bewertung von Software-Tools in Hinblick auf eine durchgängige und vollständige Datenübertragung können Schwachstellen und Potentiale erkannt und mögliche Maßnahmen abgeleitet werden.

Kurzer Blick ins Unternehmen 

Die KDL Logistiksysteme GmbH ist ein Anbieter von Softwaresystemen und Beratung im Bereich der Transport- und Lagerlogistik. Neben Global Playern gehören auch mittelständische Unternehmen zu den Kunden des in Hamburg ansässigen Unternehmens. Das Leistungsspektrum von KDL umfasst eine individuelle Entwicklung, Planung und Implementierung von KDL Softwaresystemen. Diese reichen von der Unterstützung papierbasierter Listen bis zur Steuerung vollautomatisierter Lager. Zudem bietet KDL seinen Kund*innen eine von der Software unabhängige Projekt- und Strategieberatung bei der Planung und Realisierung neuer Lager und Lagersysteme. Die Individualität der Lösungsfindung durch KDL bietet hierbei den entscheidenden Mehrwert für die Kund*innen gegenüber größeren Softwareanbietern für die Logistik.

Was ist die Ausgangslage? 

Ein strukturiertes und gleichzeitig flexibles Projekt- und Kundenmanagement gehört aufgrund der Individualität der Projekte zu den Kernanforderungen der 15 Mitarbeitenden von KDL. Eine dafür geeignete EDV-Landschaft, bestehend aus verschiedenen Software-Tools, kann hierbei die Aufwände für das Erstellen und Pflegen von Kundendaten, Auftragsdaten, Projektinformationen, Angeboten und Rechnungen, etc. stark reduzieren. Zudem können so die innerbetrieblichen Prozesse bei KDL effizienter und Fehlerresistenter gestaltet werden.

Für die verschiedenen Aufgaben im Laufe der Auftragsabwicklung und des Kundenmanagements (Erfassung von Kundendaten, Erstellung von Angeboten, Erfassung von Zeiten für Projekt- und Supportaufwände, etc.), werden bei KDL unterschiedliche Software-Tools (Kundenmanagementsystem, Buchhaltungs- und Warenwirtschaftssystem, etc.) von verschiedenen Herstellenden verwendet. Während der Auftragsabwicklung kann es dadurch bei KDL zu Mehraufwänden bei der Auswertung von Informationen kommen. Dies ist darauf zurückzuführen, dass im Laufe der letzten Jahre verschiedene Softwarelösungen bei KDL hinzugefügt wurden, welche teilweise keine direkten Schnittstellen zu bereits vorhandenen Software-Tools aufweisen. Bei KDL wurde somit die Initiative ergriffen sich dieser Problematik anzunehmen.

Wie kam der Kontakt zu Stande? 

Beim Logistik und Wissenschaftsforum 2018 wurde KDL auf das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg aufmerksam und trat im Nachgang der Veranstaltung in direkten Kontakt. Nach einer kurzen Schilderung der Ausgangslage und der damit verbunden Problematik wurde ein Workshop mit Mitarbeitenden der Helmut-Schmidt-Universität Hamburg vereinbart. Themenschwerpunkt des Workshops am 24.07.2018 war eine detaillierte Analyse der Ablaufprozesse und Schnittstellen innerhalb der EDV-Landschaft bei KDL.

Unterstützung durch das Kompetenzzentrum

Zunächst wurden die verschiedenen Prozesse während der Auftragsabwicklung und des Kundenmanagements in einem Prozessschema aufgenommen und die jeweiligen Informationsflüsse zwischen den Software-Tools für die internen Geschäftsprozesse identifiziert. In einem zweiten Schritt wurden vorhandene Schwachstellen und Verbesserungspotenziale anhand des erarbeiteten Prozessschemas ermittelt. Es war zu erkennen, dass die vorhandene EDV-Landschaft zur Auftragsabwicklung bei KDL keinen durchgängigen Austausch von Daten im Laufe der Prozesse ermöglicht. Dies wird durch ein häufig händisches Übertragen von Informationen aus einem Software-Tool in ein anderes deutlich. Andere Informationen sind für Mitarbeitende im Außendienst wiederum schwer einsehbar oder können nur durch das parallele Arbeiten in mehreren Software-Tools sichtbar gemacht werden.

Von den Mitarbeitenden der Helmut-Schmidt-Universität Hamburg wurde zudem eine Methodik zur Bewertung von Software hinsichtlich einer durchgängigen Datennutzung vorgestellt, die sogenannte Offenheitsmetrik. Mit dieser Offenheitsmetrik können verschiedene Aspekte einer Software, wie zum Beispiel Import- und Export-Funktionen oder Mechanismen zur Dokumentation und zur Erhaltung der Konsistenz von Datensätzen untersucht werden. Diese Methodik wird genauer in dem Leitfaden „Schnittstellen Check-up“ vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg (geplante Veröffentlichung Sep. 2018) beschrieben.

Wie geht es weiter?

In einem nächsten Schritt sollen nun die einzelnen Software-Tools bei KDL mithilfe der Offenheitsmetrik hinsichtlich ihrer Offenheit, also der Möglichkeit eigene Daten anderen Software-Tools zur Verfügung zu stellen und Daten aus anderen Software-Tools einzuspielen, bewertet werden. Auf Basis dieser Bewertung sollen in einem zweiten Workshop mit dem Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg Anforderungen und mögliche Lösungen der Problematik diskutiert werden, bspw. in Form einer Einführung von alternativen Software-Tools oder der Integration einer zentralen Datenbank in die EDV-Landschaft bei KDL.

Fazit

Gemeinsam mit der Helmut-Schmidt-Universität Hamburg konnten in diesem Kurzworkshop die Ablaufprozesse und Schnittstellen während der Auftragsabwicklung und des Kundenmanagements bei der KDL Logistiksysteme GmbH analysiert werden. Es wurde eine Methodik zur systematischen Bewertung von Software-Tools vorgestellt. Mit Hilfe dieser Methodik können weitere Potenziale ermittelt und der Auswahlprozess zur möglichen Beschaffung alternativer Software-Tools unterstützt werden. In einem Folgeworkshop soll hieran angeknüpft und mögliche Lösungen konzipiert werden.

Für Rückfragen und Anregungen steht das Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg gern zur Verfügung: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!