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Kurzworkshop// Digitalisierung konkret
Kurzworkshop// Digitalisierung konkret

Wie ein erfolgreiches "Digitalisierung konkret"-Projekt des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg in Kooperation mit der Gerhard Köpke Elektromontagen GmbH zu dem Schwerpunktthema "Adaptives Auftragsmanagement zur Einsatzplanung" aussehen kann, erfahren Sie in diesem Projektbericht.

 

Kurzes Unternehmensportrait:

Die Gerhard Köpke Elektromontagen GmbH (Elektro Köpke) ist ein 1968 in Hamburg gegründeter Meisterbetrieb. Heute bietet der Betrieb als modernes Dienstleistungsunternehmen in vielen Sparten der Elektrotechnik, sowohl national als auch regional im Großraum Hamburg, seinen Kunden maßgeschneiderte Lösungen auf dem aktuellsten Stand der Technik an. Mit 140 Mitarbeitern und Projektkräften werden von der Projektabwicklung bis zum Servicekonzept alle Stufen der Dienstleistung unterstützt.

 

Wie ist die Ausgangslage?

In der bisherigen Planungsmethodik bei der Gerhard Köpke Elektromontagen GmbH erfolgt eine Unterteilung der Auftragstypen in

  • Großprojekte,
  • Wartungsaufträge und
  • Kundendienstaufträge.

Die zur Auftragsbearbeitung benötigten Mitarbeiter sind in Teams unterschiedlichen Projektleitern zugeordnet, welche deren Beplanung überwiegend autonom vornehmen. Die sich so ergebene Intransparenz über die aktuelle Auslastung der Mitarbeiter und Ressourcen wie Werk- und Fahrzeuge erschwert die Einplanung neuer Aufträge, welche in der Folge angenommen werden ohne die benötigten Kapazitäten konkret zu blockieren. Mit dieser Planungsmethodik können die Auswirkungen einer Planungsabweichung, wie z.B. die morgendliche Krankmeldung eines Mitarbeiters, schwer ermittelt und optimale Gegenmaßnahmen eingeleitet werden. Stattdessen erfolgt eine unter Umständen langwierige Kommunikation zwischen Projektleitern, in der beispielsweise versucht wird Mitarbeiter aus anderen Teams für die Zeit des Ausfalls umzuplanen.

Daraus ergibt sich eine eingeschränkte Reaktions- und Aussagefähigkeit gegenüber den Kunden. Auch für die Belegschaft und Projektleiter im Unternehmen sind solche spontanen Umplanungen und Einsätze mit einem großen Maß an Mehraufwand verbunden. Den Bedarf, diese Situation zu verbessern, hat auch Geschäftsführer Mike Köpke erkannt und sich Hilfe beim Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg geholt. Über einen Workshop am Business Innovation Lab (BIL) der Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg (HAW Hamburg) wurden er auf das Angebot des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg aufmerksam und nahm unmittelbar Kontakt auf.

Am 13. Mai 2019 haben Experten des BIL einen Kurzworkshop mit Elektro Köpke durchgeführt.

 

 Was ist das Ergebnis des Workshops?

Nach einer Unternehmenspräsentation durch den Geschäftsführer Mike Köpke und die Projektleiter Stephan Franzenburg und Thomas Pschygoda wurde die bestehende Planungsmethodik und die sich daraus ergebenden Herausforderungen in der Einsatzplanung vorgestellt.

Die Experten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg, Jean Philip Zimmermann und Pascal Witting, stellten daraufhin ein Konzept des BIL vor. Hier wurde das Adaptive Auftragsmanagement (ADAM) entwickelt: eine Softwarelösung zur kontinuierlichen Auftragsüberwachung und sofortigen Anpassung der Auftragsplanung bei Abweichungen. Hierzu wird eine gemeinsame Datenbasis für Stamm- und Auftragsdaten genutzt, auf Basis derer eine automatisierte und kontinuierliche Auftragseinplanung für alle Projektleiter durchgeführt wird. Über eine zentrale, von überall erreichbare Oberfläche können Störungen und Abweichungen eingepflegt und deren Auswirkungen auf die Auftragsplanung sofort eingesehen werden. ADAM ermöglicht damit eine Erhöhung der Transparenz und Auslastung der Mitarbeiter und Ressourcen im Unternehmen.

Gemeinsam mit Köpke, Franzenburg und Pschygoda wurde die Eignung des Konzepts zur Begegnung der beschriebenen Herausforderungen evaluiert. Im Rahmen einer ersten Prozessaufnahme wurde hierbei die Ressourcen- und Produktstruktur sowie die Umgebungsdynamik betrachtet.

Bild Gerhard Köpke Elektromontagen GmbH

Da für Großprojekte Projektteams fest blockiert werden, können diese in der adaptiven Auftragsplanung lediglich als blockierte Kapazität berücksichtigt werden. Wartungs- und Kundendienstaufträge erfordern spezifische Fähigkeiten, welche von entsprechend ausgebildeten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. Diese Aufträge müssen i.d.R. nicht sequentiell, sondern können parallel bearbeitet werden. Es besteht also bei Planabweichungen Potenzial für die Umplanung von Aufträgen. Planabweichungen können bei Elektro Köpke insbesondere durch Krankmeldungen, fehlendes oder defektes Werkzeug und unerwartet verlängerte Auftragsbearbeitungszeiten entstehen. Um die Auswirkungen dieser Umwelteinflüsse auf die Auslastung, Durchlaufzeiten und Fertigstellungstermine aller Aufträge transparent zu machen, ist ADAM das richtige Werkzeug.

Ein Einsatz von ADAM bei Elektro Köpke hat somit das Potenzial, die Reaktions- und Aussagefähigkeit gegenüber Kunden zu erhöhen. Für eine Implementierung müsste ein digitales Modell der gesamten Leistungserbringungs-Umgebung, insb. der Ressourcen, Fähigkeiten, Aufträge, Arbeitspläne und Stücklisten, erstellt werden.

Da Elektro Köpke ein branchenspezifisches ERP-System nutzt, sind diese Stamm- und Auftragsdaten dort bereits eingepflegt und können über eine zu realisierende Schnittstelle an ADAM übergeben werden. Die Mitarbeiter müssten mit mobilen Endgeräten ausgestattet werden, über die sie zu jeder Zeit den aktuellen Plan angezeigt bekommen und über Quittierung von Auftragsstart und –ende die nötigen Informationen über den Bearbeitungsstand und Kapazitätsbedarf beisteuern. „Durch die Hilfe der Experten des Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrums Hamburg, konnten wir schnell ein gutes Konzept für uns finden.

Mit ADAM könnten wir die Transparenz in unserer Einsatzplanung erhöhen und adaptiv auf unerwartete Ereignisse reagieren. So haben wir die Möglichkeit, unsere Kunden frühzeitig und proaktiv über Abweichungen zu informieren sowie schnell belastbare Fertigstellungstermine zu nennen“, zieht der Geschäftsführer Mike Köpke Fazit. Das entwickelte und evaluierte Konzept kann nun durch Elektro Köpke weiter detailliert und umgesetzt werden, um die aufgezeigten Potenziale zu heben und damit ihre Wettbewerbsfähigkeit weiter zu steigern.

 

Kontakt (Unternehmen)

  • Prof. Dr.-Ing. Axel Wagenitz           (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!)
  • Pascal Witting                                (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!)
  • Jean Philip Zimmermann               (Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!)

 

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