Mit der Einführung einer digitalen Arbeitszeiterfassung können Betriebe ihre Exaktheit, Schnelligkeit und Transparenz erhöhen. Das Unternehmen Borgmann Garten- und Landschaftsbau GmbH berichtet aus der Praxis.

Die Relevanz dieses Themas zeigt ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom Mai 2019: Laut des Urteils genügen die aktuellen Regelungen in Deutschland zur Erfassung der Arbeitszeit nicht den Anforderungen des EU-Rechts. Entsprechend werden gesetzliche Dokumentationspflichten diskutiert.

Kurzes Unternehmensportrait:

Seit dem 1. Mai 1998 steht das Unternehmen Borgmann Garten- und Landschaftsbau GmbH in Rellingen bei Hamburg für eine ganzheitliche Gestaltung von Gartenanlagen: vom Entwurf bis zur Ausführung und einer sorgsamen Pflege. Das gilt ebenso für exklusive Schwimmteiche und elegante Dachgärten! Das Unternehmen setzt bei der Ideenfindung und Einführung digitaler Möglichkeiten zugleich auf Mitarbeitendeneinbindung.

 © Firma Borgmann Garten- und Landschaftsbau GmbH

Ausgangslage:

Jonni Borgmann, Inhaber und Geschäftsführer, möchte seine Prozesse durch Digitalisierung optimieren und dabei die Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden einfangen. Das 1998 gegründete Gartenbau-Unternehmen befindet sich in einem Zustand zwischen papierbasierten Informationen und punktuell eingesetzten digitalen Lösungen. Die Vielzahl an administrativen, meist papiergebundenen Vorgängen inklusive der Zeiterfassung bringt das Unternehmen an seine administrativen Grenzen. Das rund 30 Personen starke Team mit vielen Fachkräften ist zudem in Sachen Digitalisierung sehr unterschiedlich aufgestellt. Es braucht also einen guten Prozess und wirksame Methoden, um die richtige Entscheidung für Digitalisierung zu treffen und dabei die Ideen des Teams einzubinden. Die zentralen Fragen aus Sicht des Geschäftsführers sind:

• Wie und wo sollte der digitale Wandel strukturiert und nutzerorientiert angepackt werden?
• Wie kann zugleich Akzeptanz bei den Mitarbeitenden für Digitalisierung geschaffen werden?
• Wie können alle am Prozess beteiligt werden?
• Welche Softwarelösung könnte eine Unterstützung sein?

Ablauf und Ergebnis des Workshops:

Gemeinsam mit dem Mittelstand- 4.0 Kompetenzzentrum Hamburg sowie dem Mittelstand- 4.0 Kompetenzzentrum Kommunikation wurde ein Erstgespräch geführt, in dem es um die Frage der Einbindung aller Mitarbeitenden ging. Jonni Borgmann entschied sich für einen gemeinsamen Workshop, der folgende Fragen beinhaltete:

• Wie können wir Kommunikation und Dokumentation verbessern?
• Was brauche ICH für meine Arbeitserleichterung?
• Wie könnte der Betrieb 2025 aufgestellt sein?

„Diese Kreativität und Begeisterung für Digitalisierung habe ich so in meinem Team nicht erwartet“, sagt Herr Borgmann nach dem Workshop. „Für mich ganz besonders: Mein Team möchte selbst mitgestalten. Ich muss nicht alles allein machen.“ Der positive Nutzen der digitalen Zeiterfassung war gemeinsames Ergebnis des Workshops.

In einem weiteren Schritt wurde mit Vertreter*innen aus unterschiedlichen Abteilungen (Projektteam) ein gezielter Anforderungskatalog für die digitale Zeiterfassung erarbeitet. 

Dabei ging es unter anderem um diese Fragen:

• Welche Zeiten und Informationen möchte ich erfassen? (Arbeitszeiten, Projektstunden, Überstundenmodelle)
• Wofür möchte ich die Daten nutzen und welche Auswertungen möchte ich daraus ableiten?
• Wie viel Zeit und Geld bin ich bereit in den Einsatz und die Pflege des Zeiterfassungssystems zu investieren?

„Dies hat uns geholfen, den Blick auf die Bauchschmerzen der täglichen Arbeit zu lenken und zu einer gemeinsamen Lösung zu bringen“, sagt Borgmann. „Durch die intensive Zusammenarbeit wird der Nutzen sichtbar und das „menschliche“ Fundament für die nächsten Schritte gelegt.“

 Kontakt

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