Wo fange ich mit meinem Unternehmen an?

Das Thema Digitalisierung ist vielseitig, farbenfroh, individuell und zusätzlich noch ständig in der Weiterentwicklung. Da kann man schon einmal schnell den Überblick verlieren und sich im Dschungel der großen Begriffe, wie Blockchain, Chatbots und Augmented Reality, verirren. Wir helfen Ihnen, die Digitalisierung von Grund auf zu verstehen und den Weg in die digitale Transformation richtig anzugehen.

Wichtig ist, sich zunächst einmal bewusst zu machen: jeder hat einmal angefangen und es ist essentiell, Digitalisierung von Grund auf zu durchdenken. In diesem Artikel möchten wir Ihnen dabei helfen, zu verstehen, wie Sie Ihre ersten Schritte in Richtung der Digitalisierung gehen können.

1.     Holen Sie Ihre Mitarbeiter an Bord

Dass die Veränderung in Unternehmen auf Grund der fortschreitenden Digitalisierung, viele Mittelständler vor eine Herausforderung stellt, ist durchaus bekannt. Denn neue Technologien und digitale Lösungen können sowohl die Abläufe in einem Unternehmen verändern als auch die Anforderungen an Produkte und Dienstleistungen seitens der Kunden erhöhen. Dabei können diese Veränderungen durchaus gewinnbringend sein. Abläufe können dank innovativer Technologien optimiert werden und Produkte intelligenter werden. Jedoch erfordert es bei der Einführung von neuen Technologien unbedingt eine komplexe Beachtung möglicher Veränderungen.

Ein entscheidender Faktor für die erfolgreiche Implementierung neuer Technologien in Ihr Unternehmen, ist die frühzeitige Einbindung Ihrer Mitarbeiter in Prozesse und Entscheidungen. Dadurch steigt die Akzeptanz der neuen Technologien und des damit einhergehenden Wandels im Unternehmen maßgeblich. Zusätzlich können durch das Einbinden Ihrer Mitarbeiter auch noch weitere Vorteile entstehen. Schließlich sind Ihre Mitarbeiter Experten. Denn Sie kennen die internen Abläufe und Prozesse meist am besten, können mögliche Problemstellungen im Arbeitsalltag aufzeigen und digitale Lösungen benennen. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern können Sie so frühzeitig passgenaue Technologien in Ihr Unternehmen einführen, die Ihre Mitarbeiter im täglichen Geschäft entlasten und optimale Unterstützung leisten.

Durch Workshops können erste Ideen gemeinsam entwickelt werden. Bei einer offenen internen Kommunikation können Ihre Mitarbeiter ebenfalls Ideen äußern und gemeinsam entwickeln. Dadurch kreieren Sie eine gemeinsame Wissensbasis und können Ihre Mitarbeiter durch weitere Workshops und Schulungen motivieren und über den gesamten Zeitraum der Implementierung neuer Technologien integrieren. Ein Beispiel, wie so ein Workshop in einem Unternehmen mit den Mitarbeitern aussehen kann, finden Sie hier.

2.     Verstehen Sie Ihre Prozesse

Bevor Sie neue Technologien in Ihr Unternehmen integrieren, ist es wichtig die eigenen internen Prozesse zu kennen und zu verstehen. Oftmals wird dieser Schritt als nichtig und unwichtig abgetan, ist aber für eine effiziente Entwicklung in Richtung Digitalisierung nicht zu verachten. Denn so können Prozesse, die aktuell noch manuell ablaufen und durch den Faktor Menschen eine zu hohe Fehlerquote aufweisen, digitalisiert und automatisiert werden. Mitarbeiter werden automatisch auf anstehende Aufgaben und nächste Schritte hingewiesen, Fristen werden realistisch gesetzt und nötige Informationen stehen den Mitarbeitern direkt zur Verfügung. So kann ohne manuelles Nachfragen und hinterher Telefonieren oder mailen, jederzeit festgestellt werden, wie der aktuelle Stand ist und wo es womöglich gerade hakt. Unproduktive Tätigkeiten und Ablenkungen können effektiv reduziert werden.

Durch den Einsatz von IT-Tools, die inzwischen bereits recht kostengünstig und mit geringem Aufwand implementiert werden können, kann die Qualität und Effizienz der Prozesse verbessert werden. Viele IT-Tools sind dabei wie Apps aufgebaut, dadurch leicht zu handhaben und einfach in bestehende Prozesse zu integrieren. So können Kosten und Aufwände schon nach sehr kurzer Zeit wieder ausgeglichen sowie gleichzeitig viele Brüche in der Datendurchgängigkeit behoben werden.

Hierbei ist ebenfalls zu bedenken, dass zu jeder Zeit und an jeder Stelle im Unternehmen mit der Digitalisierung von Prozessen begonnen werden kann, denn das System kann Schritt für Schritt mit wachsen.

3.     Verstehen Sie Ihre Daten

Ähnlich wie bei den Prozessen, sind auch die Daten ein wichtiger Faktor auf dem Weg in die Digitalisierung. Denn in jedem Unternehmen werden an verschiedenen Stellen Daten generiert und gesammelt. Durch digitale Prozesse können Sie aber auch ihre Datenstruktur sinnvoll optimieren. Denn nur das strukturierte Ablegen von relevanten Informationen von Beginn an, kann langfristig zu einer nicht unerheblichen Effizienzsteigerung bis hin zu der Entstehung neuer Geschäftsmodelle führen.

Ein großer Teil von Informationen und Daten befindet sich in den meisten Unternehmen in Worddateien oder Excel-Listen. Einige sogar lediglich in den Köpfen einiger weniger Mitarbeiter. Das hat zur Folge, dass relevante Informationen den angrenzenden Bereichen nicht zur Verfügung stehen und dadurch Arbeitsschritte möglicherweise doppelt oder nicht ausreichend erledigt werden.

Deshalb ist es wichtig, so früh wie möglich die Daten zu strukturieren und nach und nach mit Informationen anzureichern, sodass ein vollständiger digitaler Zwilling entstehen kann. Da Datensätze und Informationen sehr unternehmensspezifisch sind, gibt es in der Regel keine Standard-Software, die in jedem Unternehmen angewendet werden kann. Durch existierende IT-Tools jedoch, ist es möglich sehr einfach bereits in der Vorentwicklung eine strukturierte Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung entstehen zu lassen. So können Medienbrüche, handschriftlich hinzugefügte Serien- und Ersatzteilnummern auf Lieferzetteln, lange Lastenhefte und ausgedruckte E-Mails vermieden werden.

Durch größere und gezielt ausgewertete Datensätze können wertvolle Erkenntnisse über Produkt oder Dienstleistung gewonnen werden. Mit den hieraus gewonnenen Erkenntnissen kann Beispielsweise viel gezielter Werbung betrieben oder der Kundenservice maßgeblich verbessert werden.

Erfolgreich in die Digitalisierung

Bevor Sie den Weg in die Digitalisierung gehen, ist es also unabdingbar, sich mit grundlegenden Fragen zu befassen. So können Sie Fehleinschätzungen vermeiden und eine gelungene Umsetzung Ihrer Digitalisierungsstrategie erreichen. Um dabei auch langfristig erfolgreich zu sein, sollten Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig in jegliche Prozesse involvieren. Um Ihre Prozesse und Datensätze zu optimieren und gewinnbringende Erkenntnisse gewinnen zu können, ist der Fokus auf digitale Prozesse und das Sammeln und Auswerten von relevanten Informationen der nächste wichtige Schritt. Besonders für einen durchgängigen Datenfluss ist es wichtig, zu Beginn, sprich in der Produktentwicklung, eine sinnvolle Datenstrukturierung aufzusetzen und diese sukzessive mit Informationen aufzufüllen.

Wenn Sie diese Schritte beachten, kann einer erfolgreichen Digitalisierung Ihres Unternehmens nichts mehr im Weg stehen. Durch eine verbesserte Datenstruktur und transparente Prozesse, können Sie Ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern und möglicherweise neue Geschäftsmodelle entwickeln.

Wir vom Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg sind gerne für Sie da und helfen Ihnen Ihren Weg in die Digitalisierung erfolgreich zu gehen. Abbonieren Sie unseren Newsletter oder melden Sie sich direkt für einen unserer zahlreichen kostenlosen Veranstaltungen rund um die Themen der digitalen Transformation an.